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Herr Ralf Schäffer
Angebotsspektrum

sykasoft, die Software für SHK

sykasoft, die Software für SHK

Die sykasoft Branchensoftware enthält von A wie Archivierung bis Z wie Zeiterfassung alle Werkzeuge für die kaufmännischen Arbeitsabläufe im Betrieb.

  • Komfortable Stammdatenverwaltung - mit Adressen/CRM, Kundeninfosystem, Artikeldatenbank und Leistungsdaten aus Datanorm und Connect, Anbindung an IDS und Heizungslabel
  • Mächtige Projektauftragsbearbeitung - von Blankett/LV, Angebot, Auftrag bis Teil- und Schlussrechnung. Mit integrierter Kalkulation / Deckungsbeitragsrechnung, Aufmassbearbeitung und GAEB-Verarbeitung für alle Austauschphasen
  • Flexible Kundendienst-Organisation - Verwaltung von Anlagedaten, Messergebnissen, Fälligkeiten zur automatischen Abrechnung von Wartungsverträgen im Regieauftrag
  • Termin-/Einsatzplaner zur Planung und Verwaltung von Arbeitseinsätzen
  • Mobile Aufträge per Webservice auf Tablets und Notebooks
  • Zeiterfassung im Büro und mobil
  • Zahlungsverkehr, Finanzen und Controlling - GoBD-konforme Finanzmodule, Schnittstelle zu Datev und anderen FIBU-Programmen
  • elektronischer Rechnungsaustausch über das ZUGFeRD Format
  • Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung
Angebotsspektrum

sykasoft Zeiterfassung

sykasoft Zeiterfassung

im Büro und mobil, integriert und eigenständig

Zeiterfassung ist Teil der sykasoft Branchensoftware. Das integrierte Modul arbeitet mit den anderen Modulen wie Adressen/Personal und Auftrag/Abrechnung optimal zusammen. Die Arbeitszeiten können automatisiert abgerechnet und an Lohn-Programme exportiert werden. Die Zeiten aus den mobilen Anwendungen können in die Büro-Zeiterfassung importiert werden.

Mobile Zeiterfassung ist auf zweierlei Weise möglich: als Webanwendung auf Smartphones, Tablets, Notebooks, PC oder über die integrierte Zeiterfassung der Webservice-basierten Lösung für mobile Arbeitsaufträge, die auf Tablets und Notebooks läuft.

Mobile Aufträge sowie mobile Zeiterfassung stehen als eigenständige Lösung oder als Ergänzung zur sykasoft Branchensoftware zur Verfügung. Die Online-Kommunikation findet über abgesicherte HTTPS-Verbindungen bei einem Level-3-zertifizierten deutschen Provider in einem abgesicherten Rechenzentrum statt.

sykasoft Software für Zeiterfassung ist somit im Büro und mobil einsetzbar, integriert oder auch als Stand-alone Anwendung.

Angebotsspektrum

sykasoft Arbeitsauftrag mobil per Webservice

sykasoft Arbeitsauftrag mobil per Webservice

Die Lösung für mobile Aufträge per Webservice ist verfügbar als App auf Android Tablets, auf Notebook und Apple iPad. Die Aufträge werden über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung  bei einem Level-3-zertifizierten deutschen Provider in einem abgesicherten Rechenzentrum an den sykasoft Webservice übermittelt. Sie stehen dann für die Geräte zum Abrufen bereit. Eine Internetverbindung ist nur beim Abholen und Zurücksenden der Aufträge notwendig: die Anwendungen auf den mobilen Geräten funktionieren auch offline.

Die Erfassung und Verwaltung der Aufträge im Büro erfolgt entweder über die sykasoft Branchensoftware oder über ein eigenständiges Tool. So kann die mobile Auftragsbearbeitung als integrierte Lösung wie auch als eigenständige Lösung, ergänzend zur eingesetzten Handwerkersoftware, genutzt werden.

  • Unterwegs alle benötigten Daten dabei, die erhaltenen Aufträge sowie Adressen und Artikel, um neue Aufträge anlegen zu können
  • Arbeitszeiten können mit erfasst werden
  • Fotos und Dokumente können angehängt werden
  • Warenkörbe aus GC Online können in mobile Aufträge übernommen werden
  • Auch technische Daten hat der Monteur mobil im Zugriff: Direkt vor Ort können Ausstattung und Messwerte eingetragen, geändert und ans Büro zurück gesendet werden
  • Unterschrift des Kunden und PDF-Formular werden später im Büro automatisch archiviert
  • Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail mit einer Auftragsbestätigung und dem unterschriebenen PDF-Formular als Anhang
  • im Büro: Steuerzentrale für den Webservice, welcher individuell konfiguriert werden kann
  • sichere Authentifizierung über Zugangsdaten, Personal und diesem zugewiesene Geräte
  • Im Webservice-Fenster hat man alle aktuellen Aufträge im Blick: Wenn neue Aufträge vorliegen, können diese per Knopfdruck an den Webservice übertragen werden. Sind Aufträge erledigt, können sie mit Hilfe der sykasoft Branchensoftware sofort abgerechnet werden.
Angebotsspektrum

sykasoft Einsatzplaner

sykasoft Einsatzplaner

Einsätze, Personal, Kunden im Blick - Einsatzplaner & CRM als eigenständiges Programm

Der Einsatzplaner als eigenständiges Programm arbeitet mit dem Modul Adressen (Kommunikationszentrale, CRM, Personal-/Aufgabenverwaltung) zusammen. Er kann als praktisches Zusatztool, unabhängig von der eingesetzten Handwerkersoftware, genutzt werden.

Alle Infos zu Kunden werden strukturiert gespeichert und sind in der digitalen Akte griffbereit: beliebig viele Telefon-, Fax- und Handynummern, E-Mail, Website-URL, Konditionen und Kontoverbindung, frei konfigurierbare Adressgruppen, Selektionskriterien und Interessensgebiete für Marketing-Aktionen, Notizen (mit Wiedervorlagefunktion und Aufgabenverwaltung), Hyperlinks sowie interne und externe Dokumente und Bilder zum Kunden.

Mit einem Klick kann kommuniziert werden: z.B. telefonisch über TAPI, per E-Mail über MS Outlook, per SMS über den sykasoft Webservice oder per Post über das einfach zu bedienende Briefprogramm.

Die Bonitätsampel informiert über die Zahlungsmoral des Kunden. Ist das Auftragsprogramm im Einsatz, hat man in der Statistik sowie im Kundeninfozentrum den Überblick über die Umsatzlage zum Kunden.

Durch die mächtigen Möglichkeiten der Selektion kann die Datenbank nach allen gewünschten Fragestellungen durchsucht werden; auch die Abfrage selbst kann gespeichert werden, wichtig bei mehrstufigen komplexen Selektionen. Sehr hilfreich ist die Volltextsuche nach beliebigen Begriffen in allen Eingabefeldern.

Listen (z.B. Telefonliste, Notizliste, Einsatzliste) können über den integrierten Formulargenerator individuell gestaltet werden. Adressen können nach MS Excel, Termine nach MS Outlook exportiert werden, für die Übergabe an Smartphones. Terminbestätigungen, Erinnerungen und SMS lassen sich durch die hinterlegten Texte und Platzhalter automatisch erzeugen.

Wie auf einer Plantafel werden die Kundendienst-Termine organisiert, in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Die Termine passen sich jeder Ansicht und Bildschirmgröße flexibel an.

Auch Aufgaben, bei denen der Termin noch nicht feststeht, können verwaltet werden: im Termin-Parkplatz. Dieser arbeitet mit der Auftragsannahme, dem “Callcentertool” für kundenoriertierte Schnellerfassung von Anfragen, zusammen.

Die Termine können per Webservice mit Google Kalender synchronisiert werden. Dadurch stehen die Kalender für Monteure auch auf mobilen Geräten wie Smartphones, iPads und Android Tablets zur Verfügung.

Durch die integrierte Google Maps Geocoding Funktion können Termine “in der Nähe”, also Termine in einem bestimmten Radius, oder auch fällige Termine aus dem Kundendienstprogramm sowie Termine von bestimmten Mitarbeitern auf der Karte kombiniert angezeigt werden.

Unternehmensnews

E-Rechnungen mit ZUGFeRD: Digitalisierung spart Papier, Zeit und Kosten

E-Rechnungen mit ZUGFeRD:  Digitalisierung spart Papier, Zeit und Kosten

Angesichts der Massen von Papierrechnungen, die auf dem Postweg versandt werden, eingescannt und geprüft werden müssen, erscheint Digitalisierung hier ökologisch wie ökonomisch sinnvoll. sykasoft Version 19 unterstützt den elektronischen Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD.

Die z.B. von GC erhaltenen ZUGFeRD PDFs sichtet der Anwender im ZUGFeRD Eingangsfach; er kann hier die PDF-Vorschau mit der XML-Datenvorschau direkt vergleichen. Über die Ust-ID wird die Zuordnung zu Kreditoren hergestellt; neue Adressen werden automatisch angelegt. Bei Bestellungen wird automatisch geprüft, ob die Preise stimmen.

Nach erfolgter Sichtprüfung können die ZUGFeRD Rechnungen mit einem Klick in den Kreditoren gebucht und gleichzeitig revisionssicher archiviert werden.

Die in der Kreditorenverwaltung gebuchten Rechnungen beinhalten alle Zahlungsinformationen, welche aus der ZUGFeRD XML Datei ausgelesen werden konnten, und können deshalb hier im Stapel mittels SEPA überwiesen sowie an eine externe Finanzbuchhaltung übergeben werden. Ist auch Docbox im Einsatz, werden die Rechnungen automatisch verschlagwortet und in Docbox revisionssicher archiviert.

Ebenso kann ab sykasoft Version 19 direkt aus dem Programm heraus eine ZUGFeRD Rechnung mit strukturierten Daten erzeugt, versendet und archiviert werden. Der Empfänger der Rechnung kann dann das PDF wie gewohnt weiter verarbeiten, drucken und ablegen - oder die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs mit den integrierten ZUGFeRD XML Daten nutzen.

Unternehmensprofil

Die Syka-Soft GmbH & Co. KG entwickelt und vertreibt seit 1982 Software für die kaufmännische Organisation in kleinen bis mittelständischen Unternehmen. Zu den Anwendern der Software zählen Existenzgründer und Kleinbetriebe bis hin zu größeren Unternehmen mit bis zu 50 Arbeitsplätzen. Die Software ist bei ca. 3000 Betrieben auf über 8000 Arbeitsplätzen im Einsatz.

Die Zielgruppen für den Einsatz der Software sind Betriebe der Branche SHK (Sanitär, Heizung, Klima) sowie Kälte, Elektro, Anlagenbau und technischer Kundendienst.

Die Firma Syka-Soft bietet umfassende Serviceleistungen. Dazu gehören nicht nur Softwarepflege und Updates, Telefonhotline und Fernwartung sondern auch erweiterte Dienstleistungen wie Formulardesign, Seminare und Organisationsberatung sowie technischer Support rund um die EDV. Autorisierte Vertriebspartner unterstützen die Anwender vor Ort.

Die sykasoft Software wächst mit den Anforderungen. Durch die modulare Struktur kann das Programm jederzeit erweitert werden – je nach Schwerpunkt und Anspruch im Bereich Projektauftrag, Kundendienst-Organisation, mobile Anbindungen oder Zahlungsverkehr/Finanzen. sykasoft ist:

  • spezialisiert auf die Branche SHK, Kälte, Elektro, Anlagenbau, technischer Kundendienst
  • zuverlässig und bewährt seit mehr als 30 Jahren
  • zukunftssicher durch moderne Technologien
  • und wird durch umfassenden Service begleitet

 

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